Checkliste Vorstandssitzungen

Man muss dieser Checkliste nicht Punkt für Punkt folgen. Sie bietet aber eine Orientierung zur Vorbereitung von Vorstandssitzungen:

  • Rechtzeitige Abfrage unter den Vorstandsmitgliedern, z. B. per E-Mail, welche Tagesordnungspunkte in der nächsten Sitzung behandelt werden sollen.
  • Räumlichkeiten für die Vorstandssitzung organisieren bzw. reservieren.
  • Bei virtuellen (elektronischen) Vorstandssitzungen den Videokonferenzraum bereitstellen und die Zugangsdaten an die Vorstandsmitglieder verschicken.
  • Einladung mit Angabe von Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung.
  • Dabei Form und Fristen der Einladung gemäß Vereinssatzung oder Geschäftsordnung des Vorstands beachten.
  • Moderation der Vorstandssitzung festlegen.
  • Protokollführung festlegen.
  • Beschlussfähigkeit laut Satzung bzw. Geschäftsordnung des Vorstands prüfen.
  • Zu Beginn der Sitzung abfragen, ob weitere Tagesordnungspunkte erforderlich sind oder ob zwischenzeitlich Tagesordnungspunkte hinfällig wurden.
  • Dauer der Sitzung und Pausenzeiten festlegen.
  • Fragen, ob jemand ggf. früher die Sitzung verlassen muss und falls erforderlich die Reihenfolge von Tagesordnungspunkten umstellen.
  • Regeln für die Diskussion festlegen (z. B. Mobiltelefone ausschalten, Redezeitbegrenzung usw.).
  • Protokoll der letzten Sitzung hinsichtlich noch offener Punkte durchgehen.
  • Weiterhin offene Punkte, erneut ins aktuelle Protokoll aufnehmen.
  • Wichtig: vor oder nach der Vorstandssitzung noch Raum für informellen Austausch lassen.

 

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