Checkliste Vorstandssitzungen

Man muss dieser Checkliste nicht Punkt für Punkt folgen. Sie bietet aber eine Orientierung zur Vorbereitung von Vorstandssitzungen:

• Rechtzeitige Abfrage unter den Vorstandsmitgliedern, z. B. per E-Mail, welche Tagesordnungspunkte in der nächsten Sitzung behandelt werden sollen.
• Räumlichkeiten für die Vorstandssitzung organisieren bzw. reservieren.
• Bei virtuellen (elektronischen) Vorstandssitzungen den Videokonferenzraum bereitstellen und die Zugangsdaten an die Vorstandsmitglieder verschicken.
• Einladung mit Angabe von Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung.
• Dabei Form und Fristen der Einladung gemäß Vereinssatzung oder Geschäftsordnung des Vorstands beachten.
• Moderation der Vorstandssitzung festlegen.
• Protokollführung festlegen.
• Beschlussfähigkeit laut Satzung bzw. Geschäftsordnung des Vorstands prüfen.
• Zu Beginn der Sitzung abfragen, ob weitere Tagesordnungspunkte erforderlich sind oder ob zwischenzeitlich Tagesordnungspunkte hinfällig wurden.
• Dauer der Sitzung und Pausenzeiten festlegen.
• Fragen, ob jemand ggf. früher die Sitzung verlassen muss und falls erforderlich die Reihenfolge von Tagesordnungspunkten umstellen.
• Regeln für die Diskussion festlegen (z. B. Mobiltelefone ausschalten, Redezeitbegrenzung usw.).
• Protokoll der letzten Sitzung hinsichtlich noch offener Punkte durchgehen.
• Weiterhin offene Punkte, erneut ins aktuelle Protokoll aufnehmen.
• Wichtig: vor oder nach der Vorstandssitzung noch Raum für informellen Austausch lassen.