Zu den Rechten des Betroffenen gehört auch, dass dieser bei Erhebung der Daten darüber informiert wird, welche personenbezogenen Daten gespeichert, also verarbeitet werden (Art. 13 DS-GVO). Dieser Informationspflicht muss nachgekommen werden, wenn der Verein zu Beispiel ein neues Mitglied aufnimmt oder die Datenverarbeitung erweitert wird. Dies ist mit „Zeitpunkt der Erhebung der Daten“ im Sinne der Vorschrift gemeint.
Dem Betreffenden ist mitzuteilen, wer der Verantwortliche und gegebenenfalls der Datenschutzbeauftragte ist. Wichtig ist auch, dass der Zweck sowie der Rechtsgrund der Datenverarbeitung (vergl. Vereinswiki: Datenschutz: Das Verarbeitungsverzeichnis) benannt werden. Der Betreffende ist weiter darüber zu informieren, wie lange voraussichtlich seine Daten aufgehoben werden. Er ist über sein Auskunfts- und Beschwerderecht aufzuklären.
Dieser Informationspflicht kommt der Verein am besten auf dem Formular der Beitrittserklärung oder einem Beiblatt nach. Dort lassen sich diese Hinweise für das neue Vereinsmitglied gut unterbringen.
Es besteht also keine Verpflichtung über bestehende Daten zu informieren, es sei denn der Betroffene kommt von sich aus auf den Verein zu und möchte Auskunft über die über ihn gespeicherten Daten. Noch wichtiger allerdings sind die Fälle, in denen zur ordnungsgemäßen Datenverarbeitung die Einwilligung des Betroffenen Art. 9 DS-GVO) erforderlich ist. Eine Einwilligung ist immer erforderlich wenn besonders sensiblen Daten verarbeitet werden. (Vgl. Der Datenschutzbeauftragte)
Die häufigsten Fälle hier sind gesundheitsbezogene Daten oder Angaben zur Religionszugehörigkeit, aber auch Fotografien, also die Abbildung von Personen. Nachdem ein lebendiges Vereinsleben von der Dokumentation von Veranstaltungen und Festen lebt, sollte in jedem Verein klar kommuniziert werden, ob und wann und für welchen Zweck (Veröffentlichung in der Vereinszeitung, Aushang am Schwarzen Brett, Weitergabe an die Lokalpresse, Posten in sozialen Medien) Fotografien gefertigt werden.
Die Einwilligung kann grundsätzlich in jeder Form erfolgen, schriftlich, mündlich oder durch schlüssiges Verhalten. Wenn also auf der Einladung zur Feier vermerkt oder am Eingang zum Saal durch ein Schild deutlich gemacht wird, dass Fotografien erstellt werden, dann erteilt derjenige der zur Veranstaltung erscheint, schon allein durch seine Anwesenheit das Einverständnis zu Fotografien (näheres hierzu: Vereinswiki: Recht am Bild von Personen).
Grundsätzlich empfiehlt es sich, gerade im Verhältnis zwischen Verein und Vereinsmitgliedern auf einer schriftlichen Einwilligung zu bestehen. Denn im Vereinsleben stellt sich die Problematik immer wieder und sie kann so klarer und detaillierter gelöst werden. Der Betroffene weiß dann genau für welchen Zweck und für welches Medium er seine Einwilligung erteilt. Der Verein kann sich im Zweifel auf die schriftliche Einwilligung berufen. Diese gilt grundsätzlich bis zu deren Widerruf. Auf der Einwilligungserklärung ist auf die Möglichkeit des jederzeitigen Widerrufs hinzuweisen.
Sinnvoll ist auch, diese Einwilligung gleich mit der Beitrittserklärung zum Verein zu verknüpfen. Dort muss sich gut erkennen lassen wofür die Einwilligung (zum Beispiel: Erstellen von Fotografien oder die Verarbeitung gesundheitsbezogener Daten) erteilt wird. Und sie muss sich deutlich vom übrigen Text absetzen. Am besten man versieht sie wie auch den Lastschrifteinzug für den Mitgliedsbeitrag mit einem eigenen Kasten und eigener Unterschrift des Betreffenden.
Sofern im Verein diese besondere Kategorie personenbezogener Daten verarbeitet wird, und noch keine Einwilligung vorliegt, ist diese bald möglichst einzuholen. Entsprechend der DS-GVO besteht hierfür noch eine Frist bis Ende Mai 2020.
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