Haben Sie sich für eine Onlineversammlung entschieden und das dazu notwendige Equipment besorgt sowie Kenntnisse in den Videokonferenzsystemen erlangen können? Dann stellt sich noch die Frage, wie Sie es schaffen, ein guter Gastgeber im Netz sein. Eine Versammlung in Präsenz war bisher „gang und gäbe“, aber wie sieht das Online aus? Auf was müssen Sie achten? Wie gehen Sie am besten vor? Wie gelingt es Ihnen ein*e gute*r Online-Moderator*in zu sein?
1. Die Vorbereitung
Eine gute Vorbereitung macht nahezu 80% der Moderation aus, weshalb diese im Vorfeld nicht zu kurz kommen sollte. Hier kann nochmals eine Unterscheidung zwischen der allgemeinen und der technischen/gestalterischen Vorbereitung vollzogen werden.
Allgemein:
Bedenken Sie, dass es gerade bei Onlineversammlungen vermehrt vorkommen kann, dass die Teilnehmenden schneller abgelenkt und müde werden. Deshalb ist eine kurzweilige Moderation wichtig, bei der Sie die Informationen interessant rüberbringen. Man spricht hier auch von Infotainment. Besonders ratsam ist es, das Publikum interaktiv einzubinden. Zudem sollten Sie im Vorfeld an Ihrem Sprechtempo sowie Ihrer Intonation arbeiten. Bei Onlineversammlungen ist es wichtig, präzise und deutlich zu sprechen und öfters Pausen einzulegen. Letztendlich sollten Sie sich vorher gut mit den ausgewählten Methoden und den digitalen Tools vertraut machen und die Versammlung strukturieren. Überlegen Sie sich, welche Ziele Sie erreichen wollen, wie viel Zeit Sie haben und wie viele Mitglieder teilnehmen. Zusätzlich können Sie die Agenda bereits im Vorfeld den Teilnehmenden zukommen lassen, damit diese sich auf das bevorstehende Meeting vorbereiten können.
Technik & Gestaltung:
| Ton | Die Tonqualität ist für eine gute Online-Moderation einer der wichtigsten Faktoren. Störende Hintergrundgeräusche sollte man im Vorfeld reduzieren. D.h. Fenster schließen und in einen geschlossenen und ungestörten Raum gehen. Am besten auch das Handy auf stumm schalten. Zusätzlich ist ein Headset zu empfehlen, damit eine einwandfreie Sprachverständlichkeit ohne Rückkopplung gewährleistet ist. |
| Hintergrund | Der Hintergrund sollte ordentlich und nicht ablenkend sein. Ein ruhiger Hintergrund, von dem sich der Vortragende abhebt, hilft dabei, sich vollkommen auf die Person und das Gesagte zu konzentrieren. |
| Licht | Zusätzlich wird durch eine gute Beleuchtung die Bildqualität deutlich verbessert. Eine gute Ausleuchtung wirkt natürlicher und freundlicher und sorgt für ein kontrastreicheres Bild. Gestik und Mimik werden besser erkenntlich. |
| Kleidung | Auch wenn man in einem Live-Stream nur den Oberkörper sieht, sollte man sich trotzdem angemessen kleiden. Eine ordentliche und saubere Kleidung hinterlässt einen positiven und professionellen Eindruck. Brillenträgern ist eine entspiegelte Brille zu empfehlen. |
| Blickkontakt | Einen Vortrag über den Laptop zu halten ist eine Herausforderung, vor allem, weil man das Gefühl hat, gegen eine Wand zu sprechen. Allerdings sollte man unbedingt darauf achten, dass man auch hier versucht dem Publikum in die „Augen“ zu schauen. Sprich: möglichst viel in die Kamera schauen und die Kamera auf Augenhöhe montieren. Dies strahlt Selbstvertrauen aus und der Vortrag gestaltet sich für die Zuhörenden gleich viel interessanter, da sie sich mehr angesprochen fühlen. |
2. Der Einstieg
Es ist zu empfehlen, das Meeting bereits ein wenig früher zu starten und den Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, anzukommen und eventuelle technische Probleme im Vorfeld zu lösen. Zudem können Sie als Moderator zu Beginn erklären, wie die Teilnehmenden während des Online-Meetings aktiv werden können (z. B. Stummschaltung aufheben, virtuelles Handheben, Chatfunktion). Eine Willkommens-Folie sorgt zudem für ein angenehmes Ankommen sowie zur Orientierung. Außerdem ist zu empfehlen, dass Sie das Meeting lebendig und interaktiv starten. Beispielsweise können Sie eine einleitende Frage stellen.
3. Der Ablauf
Versuchen Sie, während der Onlineversammlung Ihren roten Faden zu verfolgen und strukturiert vorzugehen. Dies ist online enorm wichtig, damit die Teilnehmenden eine bessere Orientierung haben. Achten Sie auch auf Ihr Zeitmanagement. Legen Sie mindestens alle 60 Minuten eine Pause ein und bauen Sie dazwischen Aktivierungsübungen ein. Die Interaktion mit den Teilnehmenden lockert die Atmosphäre auf und erhält die Aufmerksamkeitsspanne. Hierbei sollten Sie auf einen Methodenmix setzen.
Mögliche Methoden:
- Fragen über die Chatfunktion stellen
- Abfragung im Meeting über Handzeichen oder Emoticon
- Online-Umfrage
- Gemeinsames Arbeiten an einem Online-Dokument, z.B. Etherpad
- Erstellen von Breakoutrooms, also separate Gruppenvideokonferenzen innerhalb des Online-Meetings, damit die Teilnehmenden in den Austausch kommen.
- Power Point Präsentationen
- Bildschirm teilen, um Internetinhalte zu zeigen
- Flipcharts einbauen, falls die Möglichkeit besteht im Stehen zu moderieren
Egal auf welche Methoden Sie setzen, versuchen Sie Ihre Mitglieder zu motivieren und Sie mithilfe einer Methodenvielfalt aktiv miteinzubeziehen. Werden Sie kreativ und nutzen Sie verschiedene Visualisierungsformen, da so auch der größte Teil an Informationen hängenbleibt. Überlegen Sie, welche Methoden Sie für welchen Punkt anwenden wollen und testen Sie diese im Vorfeld aus.
5. Closing und Transfersicherung
Am Ende von Ihrer Onlineversammlung ist es ratsam, die Kernbotschaften und Ergebnisse nochmals zusammenzufassen. Außerdem können Sie weitere Hinweise und die nächsten Schritte erläutern. Empfehlenswert ist es zudem, das Meeting mit einer Feedbackrunde abzuschließen und im Nachgang an die Versammlung eine Follow Up E-Mail an alle Teilnehmenden zu versenden. Darin können Sie auf eventuelle Recording-Dateien verweisen und die verwendeten Folien als PDF sowie das Ergebnisprotokoll anhängen. Zusätzlich können Sie relevante Zusatzlinks oder Dokumente vermerken.