für die regelmäßigen Versammlungen von Vereinen gibt es drei verschiedene Möglichkeiten diese abzuhalten. Zum einen ist es möglich diese wie gewohnt in Präsenz zu veranstalten, also eine sogenannte Live-Veranstaltung zu organisieren. Zum anderen ist es möglich eine rein digitale Versammlungsform zu wählen, wie wir es in den letzten Jahren pandemiebedingt kennenlernen durften, oder aber auf eine hybride Veranstaltungsform zu setzen. Besonders letztere erfreuen sich zunehmender Attraktivität. Welche Veranstaltungsform allerdings für Ihren Verein am besten geeignet ist, können Sie aufgrund der nachfolgenden Vor- und Nachteile sowie Voraussetzungen abwägen.
Präsenzversammlung
Bis Anfang 2020 war es üblich, die Versammlungen in Präsenz abzuhalten. Diese Versammlungsform stellt also den gewohnten Ablauf dar und es muss sich nicht neu eingearbeitet werden. Zusätzlich herrscht dabei eine vertrauliche Atmosphäre, wodurch Diskussionen und Wahlen einfach und sicher durchgeführt werden können. Als Nachteile werden allerdings der hohe Zeit- und Kostenaufwand für die Organisation der Versammlung gezählt. Hierfür muss nämlich ein Veranstaltungsraum organisiert und gemietet werden, sofern keine eigenen geeigneten Räumlichkeiten vorliegen. Zudem muss für die Verpflegung gesorgt werden. Für die Teilnehmenden fallen außerdem Anfahrtskosten an und die hohe Zahl der Anreisen erfüllt nicht den Nachhaltigkeitsaspekt. Die Präsenzversammlung bietet den Mitgliedern weniger Flexibilität, weshalb es dazu kommen könnte, dass weniger Teilnehmende anwesend sind.
Digitale Versammlung
Aufgrund der Ausnahmeregelung während der Corona-Pandemie wurde es den Vereinen ermöglicht, ihre Mitgliederversammlungen weiterhin durchzuführen, und zwar als Online-Veranstaltung. Diese Regelung ist zum 31.08.2022 ausgelaufen, weshalb für eine alternative Versammlungsform bisher noch eine entsprechende Satzungsgrundlage von Nöten ist.
Die Mindestvoraussetzung für eine digitale Mitgliederversammlung ist die Bild- und Tonübertragung über ein entsprechendes Videokonferenzsystem. Jedes Mitglied muss über ein internetfähiges Endgerät sowie eine integrierte/externe Kamera und ein Mikrofon verfügen und sich bestenfalls schon mit Videokonferenzen auskennen. Die Vorteile einer digitalen Versammlungsform ergeben sich daraus, dass keine Räume mehr organisiert oder gemietet werden müssen. Außerdem fallen somit auch die Anfahrtskosten weg und es werden gleichzeitig CO2-Emissionen eingespart. Mehr Mitglieder können unabhängig ihres Standortes an den Versammlungen teilnehmen. Nachteile einer digitalen Versammlung sind beispielsweise, dass sich die Mitglieder, falls noch keine Kenntnisse vorhanden, erst in die digitalen Tools einarbeiten müssen. Neben dem Arbeits- und Zeitaufwand ist die verminderte Vertraulichkeit bei Videokonferenzen nachteilig. Zusätzlich sind Diskussionen in der digitalen Form nur mit Redelisten und Moderatoren realisierbar.
Hybride Versammlung
Eine hybride Versammlung ist eine Mischung aus den bereits beschriebenen Versammlungsformen. Hierbei nehmen einige Mitglieder vor Ort an der Versammlung teil, der Rest schaltet sich digital dazu. Alle Mitglieder werden dabei satzungsgemäß eingeladen und haben, unabhängig davon wie man teilnimmt, ein Rede- und Stimmrecht. Diese Veranstaltungsform stellt allerdings den größten Aufwand dar.
Ein Vorteil der hybriden Alternative ist, dass die Mitglieder selbst entscheiden können, wie sie teilnehmen wollen. So kann die größtmögliche Teilnahmebeteiligung erreicht werden und auch Mitglieder, welche auf eine lange Anreise verzichten wollen, werden integriert. Dies spart Anfahrtskosten und schont die Umwelt.
Um eine hybride Versammlung durchzuführen, ist jedoch ein Raum mit guter Internetverbindung notwendig sowie entsprechendes Technikrepertoire. Es ist wichtig, dass die Versammlung für alle Teilnehmenden, in Präsenz und virtuell, gleichermaßen attraktiv gestaltet wird. Für die Online-Teilnehmenden ist eine gute Bild- und Tonübertragung wichtig, um das Geschehen vor Ort bestmöglich zu verfolgen. Somit sind mehrere Kameras und Mikrofone für jeden Teilnehmenden notwendig. Gleichzeitig ist es auch sinnvoll, Bildschirme im Raum aufzustellen, damit die Teilnehmenden vor Ort ebenso den digitalen Redebeiträgen folgen können.
Daraus lassen sich die möglichen Nachteile einer Hybridversammlung ziehen. Zum einen wird ein Raum an einem geeigneten Ort mit ausreichender Internetverbindung benötigt. Hierfür fallen womöglich Kosten an, ebenso wie für die Verpflegung und die Technik vor Ort. Eine solche Veranstaltung muss auf jeden Fall gut organisiert werden, damit sich die Online-Teilnehmenden während der Versammlung nicht ausgegrenzt oder vergessen fühlen. Hierfür ist eine gewisse Vorerfahrung nötig.