Ein Austausch im Verein oder der Organisation ist absolut notwendig. Papier ist an dieser Stelle selbstverständlich eine Lösung aber es gehen auch bekannte Probleme mit dem beliebtesten „Speichermedium“ einher. Es kann verloren werden, meist besitzt nur eine Person die notwendigen Unterlagen oder das Ablegen erfolgt in Archiven oder Ablagesystemen mit fragwürdigen Zugangsmöglichkeiten.
Diesen Schwierigkeiten kann mit einer Online-Lösung begegnet werden. Gemeinsames, kollaboratives Arbeiten ermöglicht jedem, jederzeit den Zugang zu den jeweiligen Dokumenten, ohne das E-Mails verschickt werden müssen und ohne, dass eine Person dauerhaft Zugang oder Einsicht gewähren muss. (Auch wenn es Einstellungen gibt, um wichtige Dokumente zu schützen)
Was bedeutet das „gemeinsame Arbeiten an Texten“ im Kontext der Online-Werkzeuge?
Sie haben die Möglichkeit, über Tools wie Etherpad oder eine eigene Cloud Dokumente miteinander zu bearbeiten. Somit können alle Teilnehmenden das Dokument bearbeiten. Stellen Sie es sich im Rahmen eines Word- oder Textdokumentes vor, welches jedem zugänglich gemacht wird. Die Bearbeitung kann zeitgleich erfolgen oder nacheinander.
Wie funktioniert der Ablauf für das Erstellen des Dokumentes?
Hierfür ist es notwendig, das jeweilige Dokument zu erstellen und einmalig zu Beginn freizugeben. Somit wird die Person, die das Dokument erstellt, nicht gezwungen den Text weiterzuschicken. Ab diesem Zeitpunkt ist es allen möglich das Dokument einzusehen oder zu bearbeiten. Die jeweiligen Textsegmente werden von jeder Person einzeln angezeigt und markiert und es ist möglich die einzelnen Beiträge zu separieren und zu kommentieren.
Worauf ist zu achten, wenn wir gemeinsam an Texten arbeiten?
Sollten Sie sich entscheiden, zeitgleich an einem Dokument mit mehreren Personen zu arbeiten, achten Sie auf eine Moderation. Es sollte klar sein, wer welche Rolle übernimmt und welcher Beitrag von wem zu leisten ist. Beispielsweise könnten sich in eine Teilnehmerliste jede Person unter Ihrem Namen eintragen. Bei einem komplexeren Sachverhalt wie die Planung einer Veranstaltung, einer Budget-Erstellung o.ä. empfiehlt es sich, festgelegte Rollen zu implementieren. Ansonsten wird es schnell unübersichtlich.
Gibt es Möglichkeiten Dokumente vor dem Zugriff zu schützen?
Es gibt Einstellungen wie Leseberechtigungen oder dem Freigeben der Dokumente für einen bestimmten Personenkreis. So sichern Sie sich ab, damit das Dokument nur von den verfügungsberechtigten verändert werden kann. Die Leseberechtigung gewährt nur Einsicht, nicht aber die Bearbeitung.
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