Videokonferenzsysteme

In den letzten Jahren wurde es immer deutlicher: Unsere Welt wandelt sich stetig. Insbesondere der Austausch untereinander war stark eingeschränkt. Hier können Videokonferenzsysteme eine Hilfe sein.

Was ist ein Videokonferenzsystem?
Unter einem Videokonferenzsystem verstehen wir eine Kommunikationsform, welche Face-to-Face über das Internet stattfindet. Es ermöglicht den direkten Austausch mit mehreren Teilnehmer:innen und schafft somit eine ortsunabhängige Form des Austausches.

Worauf müssen wir achten, wenn wir ein Videokonferenzsystem nutzen möchten?
Um an einer Videokonferenz teilnehmen zu können, benötigt man zumindest ein Smartphone, besser ist ein Tablet, ein Laptop oder ein stationärer PC. Selbstverständlich muss das jeweilige Endgerät mit dem Internet verbunden sein. Der Ton und vor allem die Bildübertragung stellt hohe Anforderungen an die Internetverbindung. Bei Smartphones, Tablet-Computern und den meisten Notebook- bzw. Laptop-Rechnern sind in der Regel Mikrofon, Lautsprecher und Webcam schon eingebaut. Trotzdem empfehlen wir ein extern anschließbares Mikrofon und Lautsprecher bzw. Kopfhörer. Für PCs und Notebooks am besten geeignet ist eine Kombination aus Kopfhörer und Mikrofon, ein sogenanntes „Headset“. Bei manchen Smartphones wird ein derartiges Headset mitgeliefert.

Wie sind Videokonferenzsysteme aufgebaut und wie benutzen wir sie?
Der Aufbau der Systeme ähnelt sich stark, was zu dem positiven Effekt: „Kennen Sie eines, kennen Sie alle“ führt.
Sie haben die Oberfläche des Konferenzsystems, welche sich in Bedienelemente und Bildübertragungen der Teilnehmer:innen aufteilt.

Oberfläche
Grundsätzlich sehen Sie in der Mitte des Bildschirms die anderen Teilnehmer:innen. Zur Linken öffnet sich Chat und/oder die Teilnehmerliste. Diese kann aber auch am rechten Rand zu finden sein.
Im unteren Drittel des Bildschirms, mittig, finden Sie i.d.R. folgende Bedienelemente:


Mikrofon: Der erste Schalter von links dient dazu, sich selbst stumm oder hörbar zu schalten. Vor allem bei vorhandenen Hintergrundgeräuschen oder wenn kein Headset zur Verfügung steht, ist es sinnvoll, sich immer selbst stumm zu schalten, wenn man gerade nichts sagt. Man muss nur darauf achten, das Mikrofon wieder einzuschalten, wenn man etwas sagen möchte (Kontrolle durch Erscheinen des eigenen Namens am oberen Bildschirmrand).


Kamera: Sollten mehr als 10 Teilnehmerinnen in einem Meeting anwesend sein, ist es hilfreich, die eigene Kamera zu deaktivieren, insofern man nicht Referent:in oder aktive Sprecher:in ist. Je mehr Kameras aktiv sind, desto mehr Internetbandbreite ist nötig, um einen reibungslosen Ablauf der Konferenz zu gewährleisten.


Bildschirm teilen: Insofern diese Option für Sie freigeschaltet wurde, können Sie hier Ihren Bildschirm teilen, um anderen Meetingteilnehmer:innen Präsentationen oder Inhalte zu zeigen.


Chat: Im Chat ist es wichtig zu wissen, wem man schreibt. Sie können Nachrichten mit einzelnen Teilnehmerinnen teilen oder mit allen Anwesenden.


Hand heben/ senken: Wenn Sie sich zu Wort melden möchten oder eine Kurzrückmeldung in Form eines Emojis geben wollen, finden Sie hier die Möglichkeit dazu. Das gewählte Symbol erscheint dann in Ihrem Bild und verschwindet nach einer Zeit wieder. Nur die gehobene Hand bleibt bestehen, bis Sie oder der Meetingverantwortliche diese wieder senkt.


Teilnehmende anzeigen: Um zu sehen, wer außer Ihnen alles im Meeting anwesend ist, können Sie auch über diesen Reiter einen Überblick erhalten. Der Raumverantwortliche kann darüber auch einzelne Rechte der Teilnehmenden verwalten.