Ergebnisse gemeinsam verfügbar machen: Die Cloudlösung

Das gemeinsame Erarbeiten von Strukturen und Planungen innerhalb ihres Vereins ist die Quintessenz ihrer Organisation. Es bedarf eines umfangreichen Gremiums, um die Interessen der Mitglieder zu vertreten und Beschlüsse müssen gefasst und umgesetzt werden. Hier kann es hilfreich sein, Ergebnisse und einzelner Absprachen allen zugänglich zu machen, um eine Transparenz zu schaffen, welche alle erreicht. Eine eigene Cloud gibt ihnen die Möglichkeit alle Dateien und Dokumente für alle zugänglich zu machen. Sie haben somit ein Online-Ablagesystem, welches jedes Mitglied jederzeit nutzen kann.

Welche Möglichkeiten der Ergebnisveröffentlichung gibt es?
Grundsätzlich bietet sich hierfür eine Cloud an. Es gibt zwar auch die Möglichkeit der E-Mail-Verteilung, allerdings können Sie über die Cloud Dokumente jedem zugänglich machen, der Zugang zur Cloud hat. Es ist somit unmöglich, dass jemand vergessen wird. Zudem hat jedes Mitglied zu jeder Zeit die Option sich die Ergebnisse anzuschauen. Es dient somit auch als sicheres Ablagesystem für die einzelnen Ergebnisse. 

Wie veröffentlichen wir Ergebnisse online?
Je nachdem, was erarbeitet wurde, ist eine Differenzierung nötig. Sollte es sich um ein Online-Meeting handeln, können Sie die wichtigsten Punkte zusammengefasst auf einem Textdokument zu Verfügung stellen. Sie teilen das erstellte Dokument mit den berechtigten Mitgliedern. Sollte es Beschränkungen geben, wie z.B. vorläufige Pläne ohne Konsequenzen, müssen Sie dies nicht unmittelbar zu Verfügung stellen. Bedenken Sie jedoch, dass eine Bereitstellung von Informationen eine Form der Teilnahme für diejenigen ermöglicht, die nicht teilnehmen konnten.
Sollte es sich um eine Abstimmung handeln oder die Ergebnisse einer Arbeitsgruppe, welche Auswirkungen auf die Organisation haben, dann sollten Sie diese zentralen Elemente zeitnah veröffentlichen. Über eine Ankündigung können Sie das Dokument in der Cloud zu Verfügung stellen. Dies kann auch nur eine Ergänzung zu einem von ihnen gewählten Weg der Veröffentlichung sein. Sie geben über das Cloud-System eine Möglichkeit der Beteiligung, welche orts,- und zeitunabhängig möglich ist. Sie erreichen damit die Mitglieder überall.

Worauf müssen wir achten?
Achten Sie auf eine klare Strukturierung der beschlossenen Punkte. Es lohnt sich, zu Beginn von Online-Meetings eine Art Schriftführung zu bestellen, um die Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Veröffentlichung der Inhalte klar zu regeln. Veröffentlichen Sie die Inhalte über die Cloud, indem Sie ein Textdokument erstellen und dies zugänglich machen. Achten Sie hier darauf, dass lediglich eine Leseberechtigung eingerichtet ist, um versehentlichen Änderungen vorzubeugen. Es muss nicht immer ein Textdokument sein. Arbeiten Sie mit Budgets, verwenden Sie eine Tabellenform. Nextcloud bietet ihnen mehrere Dateiformate an, um die Mitglieder zu informieren. Hier können auch Rechnungsformen und Briefform gewählt werden. Wählen Sie das Dateiformat passend aus.